Administrationshjälp

Låt mig hjälpa dig! Du får då tid att göra det du är bäst på!

Artikel från tidningen chef,
för att se artikeln i sin helhet klicka på nedan länk.

http://chef.se/cheferna-om-sin-administration-hjaelp-vi-drunknar/

Cheferna om sin administration: Hjälp – vi drunknar


Administrationen knäcker cheferna. Chefs undersökning med totalt 2 200 chefer resulterade i rena chocksiffrorna.

 

Undersökningen gjordes under april 2012 på webben och omfattade 2 200 chefer i hela Sverige.

Hör du till dem som ser administrationen som sin kärnuppgift och som älskar pappersarbetet är du att gratulera.

En undersökning som tidningen Chef har gjort bland drygt 2 200 chefer visar att chefens administration ökar. 68 procent av de tillfrågade upplever att mängden administrativa uppgifter har blivit större under de senaste fem åren. Var fjärde chef ägnar mer än hälften av sin arbetstid åt administration.

Men alla chefer ser sig inte som värda att gratulera. För hela 78 procent av de tillfrågade menar att de inte hinner sköta alla de uppgifter som hör till chefsrollen på ett sätt som de är nöjda med på normal arbetstid.
Nio av tio säger att det händer att de måste ägna sig åt administration trots att de anser att andra chefsuppgifter är viktigare. Dessutom har andelen chefer som har tillgång till en assistent eller sekreterare minskat kraftigt de senaste fem åren.

Administration är ett svårdefinierat område, vilket gör det svårt att hitta någon enhetlig forskning i ämnet. Men forskaren Anders Ivarsson Westerberg, som bland annat skrivit en avhandling om administration hos Polisen och som just nu skriver på boken Administrationssamhället tillsammans med Anders Forssell, har gått igenom det som skrivits om administration i Sverige och har kommit fram till samma sak som Chef.

“Det finns goda grunder för att hävda att administrationen har ökat. Alla studier pekar på det”, säger han.

Han talar om en “amatörisering av det administrativa yrket”.

“Den personal som är utbildad har minskat och det administrativa flyttar ut till den enskilde och in i datorn. Man säger upp administrativ personal i besparingssyfte. Och då tror man att man effektiviserar och rationaliserar, men ser inte den andra sidan av det. Arbetet i sig tar längre tid”, säger han och nämner hur poliserna under 1990-talet fick börja skriva ut sina bandade förhör själva.

Anders Ivarsson Westerberg ser flera orsaker till att administrationen har ökat. Det så kallade granskningssamhället har gjort att allt ska dokumenteras och redovisas.

Dessutom har det blivit populärt att stycka upp verksamheter i mindre enheter, som alla får eget personal- och budget­ansvar. Som i sin tur kräver kontroll.

Anders Ivarsson Westerberg talar om en balans mellan autonomi och kontroll.

“Om man lägger ut ansvar och decentraliserar, måste man ha kontroll från centralt håll. Det betyder mer revisionsarbete. På så sätt ökar administrationen enbart på grund av den interna organisationen”, säger han.

Med administrationen svalnar chefens glöd. Vilken annan slutsats ska man dra av det faktum att så många – 85 procent av de tillfrågade i Chefs undersökning – anser att uppgift­erna får stå åt sidan för administrationen?

“Att glöden falnar beror på att det är så mycket man försöker hålla i huvudet samtidigt. Det blir inte kvalitet. Värderingar kring chefskapet får stå tillbaka och man drunknar i ett brus. Man tänker hela tiden ‘snart får jag jobba med det som är viktigt’”, säger effektivitetscoachen Petra Brask.

Chefens krav på ständig tillgänglighet gör att man alltid har saker att hantera, vilket stjäl tid från reflektionen.

“Det är ju inte ovanligt att man använder sig av både mejl och telefon samtidigt som man sitter i ett möte. Då blir man inte bra någonstans. Den känslan påverkar din glöd. Vi lever för mycket i bruset, tycker jag”, säger hon.

“Ta ett grepp om verkligheten” är hennes råd.

Hitta en metod för att hantera din administration, med andra ord.

Kontakta mig! marie-louise.hansen@telia.com 0705- 12 12 14